Los contables y asesores especializados en la pequeña empresa nos repiten que este tipo de organización no suele prestar atención al flujo de caja, cuando en realidad es el indicativo de cuánto dinero dispone verdaderamente el negocio.
Cuidado con los grandes contratos
«El pequeño empresario muchas veces acepta grandes pedidos que terminan convirtiéndose en grandes problemas», nos explica Ronald Lowy, jefe del departamento de estudios de administración de su universidad. «Quieren un contrato de gran volumen, pero no están recibiendo dinero suficiente a corto plazo y no disponen de las reservas de efectivo necesarias para pagar a sus trabajadores ni sus facturas mientras llega el momento de cobrar las facturas emitidas al cliente. Es cierto que a lo mejor la contabilidad muestra beneficios sobre la base de acumulación, pero desde el punto de vista del flujo de caja, éstos no se han materializado».
Para Judith Dacey, contable profesional, el balance del flujo de caja es «probablemente la más clara indicación de si el negocio va bien encaminado o no». Judith nos relata el caso de la junta directiva de una institución sin ánimo de lucro que, por ejemplo, no estaba prestando atención al balance de su flujo de caja.
«Estaban contratando más personal y gastando dinero en campañas de captación de contribuyentes, todo ello apoyándose en el dinero que creían tener mirando los balances de las cuentas de pérdidas y ganancias», comenta Judith. «No se percataron de que el balance de pérdidas y ganancias era un balance de contabilidad acumulativa, lo que en definitiva significa que estás incluyendo promesas de pago sobre el papel, pero no dinero real que tienes en el banco».
La junta directiva terminó dándose cuenta del problema sólo cuando el banco rechazó uno de sus cheques. Se tuvieron que despedir empleados y apretarse los cinturones unos cuantos boquetes. «Aquella situación se pudo haber evitado sólo con haber consultado el balance del flujo de caja», nos explica Judith. «El balance del flujo de caja te dice, oye, las cifras de la cuenta de pérdidas y ganancias son estupendas, pero este es el dinero en efectivo que realmente ha entrado y con el que puedes contar».
El balance del flujo de caja empieza con la última línea de la cuenta de pérdidas y ganancias, la que muestra los beneficios netos. Partiendo de esta línea, se aplican algunos ajustes con respecto a esa cifra, entre ellos ir restando los ingresos de las facturas registradas pero que aún no se han cobrado, volver a sumar la depreciación, ajustar el importe de las facturas que la empresa tiene aún que pagar y algunos otros ajustes. No voy a entrar en detalles, pero un buen programa de contabilidad que calcule el resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias y nos dé un balance general calculará también el balance del flujo de caja.
Los diez grandes interrogantes
Una vez establecido un método para seguir la evolución de su flujo de caja, podrá analizar diez interrogantes financieros. Sí, se trata de una lista bastante considerable, pero no se ponga nervioso: al igual que ocurre con los balances de pérdidas y ganancias, puede utilizar programas de software que automatizan las operaciones de seguimiento de muchas de las siguientes cuestiones:
¿De qué activos dispone?
Ya sabemos que los activos son las cosas que posee una empresa. Estar al tanto del equipo, el mobiliario, los inmuebles y demás posesiones de la empresa no tiene por qué ser complicado. Pero para hacerse una idea real del valor de la empresa, también hay que estar al tanto de los cambios que se van produciendo con respecto a estos activos. Más de una pequeña empresa ha terminado abriendo sus oficinas en un terreno que vale más aún que la empresa en sí. (Sí, ojalá todos tuviéramos problemas así.) Igualmente, también hay que ser consciente de cómo van perdiendo valor activos tales como los equipos informáticos y el mobiliario de oficina.
¿Cuáles son las obligaciones?
De nuevo, algo muy evidente en apariencia: las obligaciones son lo que se debe. Pero lo que se debe no tiene siempre por qué ser tan obvio como pagar la factura del alquiler de
¿Cuánto le cuesta producir lo que vende?
Si compra artículos terminados para revenderlos, esta cuestión resulta relativamente fácil. La cosa se complica cuando hay que calcular todos los factores que intervienen en el proceso de fabricación de un producto, como la mano de obra.
¿Cuánto le cuesta vender lo que vende?
Publicidad, estudios de mercadotecnia, mano de obra, almacenamiento y el cajón de sastre que son los gastos generales; es importante saber cuánto cuesta sacar un producto al mercado y cuánto cuesta producirlo.
¿Cuál es el margen de beneficio bruto?
Esta cifra se calcula dividiendo las ventas totales por el beneficio bruto. Si el margen de beneficio bruto se mantiene constante o al alza, probable esté ajustando correctamente los precios de modo que reflejen los cambios en lo que paga por lo que vende o produce.
Poder detectar un margen decreciente significa ser consciente de la necesidad de ajustar los precios o los costes. En el peor de los casos, por supuesto, puede quedarse sin beneficio bruto y sin margen de beneficio bruto. De llegar a ese punto, será como aquél que perdió dinero en todas sus ventas pero que creyó que podía compensarlo con el volumen. No se acerque a ese límite.
¿Cuál es el coeficiente de deudas por activos?
Este coeficiente puede permitirle saber cuánto de lo que tiene en su empresa es realmente propiedad de otra persona: su prestamista. Un aumento de este coeficiente puede ser mala señal; a lo mejor es resultado de una gran campaña de expansión, pero también podría estar indicando que las deudas empiezan a ahogarle.
¿Cuál es el valor de las cuentas a cobrar?
Esta cifra corresponde al dinero que se le debe a empresa. ¿Por qué es importante poder saber de cuánto se trata? Si las cuentas a cobrar son cada vez mayores, podría ser indicativo de que sus clientes están empezando a tener problemas. Esta situación se hace más evidente cuando las cuentas a cobrar, como el porcentaje de ventas totales, va en aumento.
¿Cuál es el promedio de tiempo de cobro de las cuentas a cobrar?
Probablemente este sea uno de los datos más molestos en momentos de escasez de efectivo, ya que revela el número de días que su empresa está haciendo de «banquero» para las personas que le deben dinero. Para calcularlo, deberá disponer del promedio de ventas diarias y después dividir esta cifra por el balance de las cuentas a cobrar.
¿Cuál es el valor de las cuentas a pagar?
El lado opuesto de las cuentas a cobrar. Un aumento en las cuentas a pagar puede simplemente reflejar un nuevo sistema de pagos en el que éstos se han retrasado ligeramente a propósito, o que se está comprando más que antes. Pero un aumento que no se ha programado ni administrado puede ser un aviso interno de que la solidez financiera de la empresa puede estar yendo en declive.
¿Cuál es la situación del inventario?
En ocasiones, incluso en este mundo empresarial en el que muchas veces las decisiones hay que tomarlas justo en el momento, reunir un gran inventario puede ser positivo.
Si los precios de los artículos que se venden o se utilizan en el proceso de producción son relativamente bajos, invertir parte del dinero en aumentar el inventario puede tener sentido. Personalmente, me arrepiento de no haber llenado mi «inventario» doméstico de aceite de calefacción, cuando estaba a 25 centavos de dólar el litro.
Poder saber cuál es el estado del inventario, así como cuánto tiempo se tarda en vender o reciclar, puede indicarle si el negocio está creciendo o al contrario. Además, también se puede calcular cuánto dinero que podría reservarse para hacer otros pagos o para invertir en otra cosa, queda en realidad atado a este activo no productivo.
Si bien estar al tanto de estos diez grandes interrogantes, así como ser consciente de cuál es el flujo de caja, resulta esencial para su negocio, no tenga miedo de solicitar ayuda a los profesionales ni de recurrir a servicios externos.
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